Tutorial FileMaker Pro - 5:
Contabilita' giornaliera, mensile, annuale
Di Roberto Francesco da Celano

Cari amici, siamo al quinto appuntamento. Approfittero' di un'altra gradita email che mi ha spedito Ivan Quaiattini, richiedendomi se potevo spiegare in dettaglio come effettuare una contabilita' giornaliera. L'argomento e' complesso, ma provero' a spiegarlo anche a voi. Il mio invito, pero', e' quello di richiedermi esercizi semplici. Per quelli complessi come questo, vi rimando al mio libro, che a breve Addison Wesley pubblichera' (forse con il nuovo nome di Pearson Educational). Per ora faro' un'eccezione, raccomandando questa lettura a chi conosce gia' FileMaker Pro, dal momento che dovro' forzatamente sveltire la spiegazione.

Esploreremo come creare una contabilita' semplificata, servendoci di campi calcolati, di campi riassunto e di script.

Il caso
Per capire quanto stiamo per svolgere, immaginate di dover rendere conto a voi stessi delle spese e dei ricavi giornalieri, mensili e annuali. Volete un controllo su quanto incassate e spendete.

Create questi campi:

Descrizione (Testo)
Specifica (Testo)
Costi (Numero)
Ricavi (Numero)
Data (Data)
Saldi (Calcolato)
Calcolo mese (Calcolato)
Anno (Calcolato)
Data mese (Calcolato)
Rss saldi (Riassunto)
Rss ricavi (Riassunto)
Rss costi (Riassunto)

Osservate il Tipo di campo per ogni campo elencato nella FIG. 1. Potrete cosi' scriverli e/o seguirne la compilazione.

fig. 1

Per i campi Testo e Numero non ci sono problemi: basta crearli.

I campi Calcolati sono questi:
Saldi richiede la formula: campo Ricavi - campo Costi
Calcolo mese richiede la formula:

If(Mese(Data) = 1;1; If(Mese(Data) = 2;2;If(Mese(Data) = 3 ;3;If(Mese(Data) = 4;4;If(Mese(Data) = 5; 5; If(Mese(Data) = 6; 6; If(Mese(Data) = 7; 7; If(Mese(Data) = 8; 8; If(Mese(Data) = 9; 9; If(Mese(Data) = 10; 10; If(Mese(Data) = 11; 11; If(Mese(Data) = 12; 12; 0))))))))))))

Leggiamo questa formula: se il mese del campo Data e' uguale a 1, scrivi 1; se il mese del campo Data e' uguale a 2, scrivi 2 e cosi' via per tutti i mesi, fino al mese 12. Fate attenzione che occorrono tante parentesi di chiusura quanti sono gli If (per la formula If vi rimando al mio tutorial numero 1).

Anno richiede la formula: Anno(Data). Leggiamo questa formula: inserisci l'anno del campo Data.
Data mese richiede la formula NomeMese(Data). Leggiamo questa formula: inserisci il nome del mese del campo Data.

I campi Riassunto sono questi:
Rss saldi e' un campo Riassunto che prevede il Totale del campo Saldi; Rss ricavi del campo Ricavi e Rss costi del campo Costi.

Procedimento
Occorrono vari formati, che andrete a creare. Osservate le immagini dei formati gia' pronti.

Il primo formato Inserimento dati e' composto dalle sezioni Intestazione, Corpo e Riassunto finale. Leggete i campi: ne vedete uno prima del campo Data che e' volutamente reso invisibile. Si tratta del campo Calcolo mese che serve al nostro progetto (FIG. 2 in modo Formato scheda e 2b in modo Usa).

fig. 2

fig. 2b

Il secondo formato Bilancio di oggi e' identico al terzo formato Bilancio per mese (FIG. 3 in modo Formato scheda - 3b in modo Usa per giorno e 3c in modo Usa per mese): saranno soltanto manovrati da due differenti script.

fig. 3

fig. 3b

Osservate le Sezioni occorse:
Riassunto iniziale vi fornisce risultati in cima al foglio
Riassunto parziale per Anno riconosce l'anno d'inserimento
Riassunto parziale per Calcolo mese vi permette di isolare i mesi uno alla volta con i relativi risultati che leggete nella sezione Corpo
Riassunto parziale per Data mese riassume i valori mensili.
Infine Riassunto finale vi permette di prendere nota del saldo.

Purtroppo non e' questa la sede per spiegare con cura tutto cio' che dovete fare. Cosi', ripeto, non posso provvedere in modo completo a richieste di questo tipo, dal momento che esigono svolgimenti per i quali l'utente medio avrebbe bisogno di molte pagine di spiegazione. Per questo esistono i libri… come quello che ho scritto.

Forse vi fara' piacere conoscere il numero telefonico di Addison per sollecitare l'uscita del mio libro (consegnato in settembre 2001), che comprende spiegazioni dettagliate anche di questo caso e che vi regala decine di esercizi svolti passo passo, per la gioia della maggior parte delle casistiche che incontrate: 02 - 673976392. Sollecitate, sollecitate…

Torniamo al nostro tutorial che vi espongo per sommi capi, sperando che serva a chi ci vuole lavorare.

Il quarto formato Bilancio annuale (FIG. 4 in Formato scheda e 4b in modo Usa) e' composto dalle seguenti sezioni:
Intestazione con i titoli dei campi
Riassunto parziale per Anno con il campo Anno
Riassunto parziale per Descrizione con i campi Descrizione, Rss costi e Rss ricavi
Riassunto finale con i campi Rss costi, Rss ricavi e Rss saldi.
Naturalmente Rss sta per Riassunto, in quanto sono campi Riassunto.

fig 4

fig. 4b

Occorre un quinto formato per gestire il tutto: si tratta del formato Menu. Lo chiamerete cosi' perche' presiede gli script (FIG. 5). Si tratta di un formato vuoto che potrete abbellire a piacimento con quattro pulsanti: Inserimento, Bilancio di oggi, Bilancio per mese, Bilancio annuale.

fig. 5

Gli Script
Anche per gli Script sono costretto a riassumere, auspicando che gli addetti capiscano e che i curiosi mi facciano domande molto specifiche, in modo da trattare un caso e non un esercizio complesso come questo. Gli script che ci servono sono sei (FIG. 6):

Menu
Ordina per data
Inserimento
Bilancio di oggi
Bilancio per mese
Bilancio annuale

fig. 6

Vi forniro' la compilazione di ogni script, che potrete leggere nelle immagini seguenti. Si tratta di collegare ogni script con il pulsante omonimo nel formato Menu.

Script Menu (FIG. 7). Leggiamo: mostra tutti i record, vai al formato Menu, ordina secondo il campo Data, senza mostrare la finestra, passa al modo Usa, nascondi l'area di stato, adatta la finestra alla dimensione d'ingombro.

fig. 7

Script Ordina per data (FIG. 8). Leggiamo: ordina secondo il campo Data, senza aprire la finestra di avviso.

fig. 8

Script Inserimento (FIG. 9). Leggiamo: mostra tutti i record, vai al formato Inserimento dati, passa al modo Usa, mostra l'area di stato, adatta la finestra alla dimensione d'ingombro, vai al campo Data, esegui lo script Ordina per Data, vai all'ultimo record, esci dal record.

fig. 9

Script Bilancio di oggi (FIG. 10). Leggiamo: vai al formato Bilancio di oggi, ordina secondo il campo Anno, Calcolo mese, Data mese, Data e Descrizione, mostra l'area di stato, ridimensiona la finestra alla massima dimensione, passa al modo Trova, vai al campo Data, selezionandolo, inserisci la data di oggi, esegui la ricerca secondo la data di oggi inserita, passa al modo Usa e crea una pausa per leggere, esegui lo script Menu che riporta al Menu. Quando leggete ordina secondo, i campi che seguono ordina secondo vanno messi nell'ordine suggerito (nella finestra Ordina i record, nell'area Criterio).

fig. 10

Script Bilancio per mese (FIG. 11). Leggiamo: vai al formato Bilancio per mese, ordina secondo i campi Anno, Calcolo mese, Data mese, Data, Descrizione, mostra l'area di stato, ridimensiona la finestra alla massima dimensione, passa in modo Anteprima e crea una pausa, esegui lo script Menu che riporta al Menu.

fig. 11

Script Bilancio annuale (FIG. 12). Leggiamo: mostra tutti i record, vai al formato Bilancio annuale, ordina secondo il campo Anno e Descrizione, mostra l'area di stato, ridimensiona la finestra secondo l'ingombro, passa al modo Anteprima e crea una pausa. Esegui lo script Menu che riporta al Menu.

fig. 12

Ipotizzando che non ci abbiate capito molto, se eseguirete quanto esposto, avrete successo ugualmente.

Forse e' stato un bene affrontare una questione complicata come questa. Vi renderete conto di richiedermi casi unici e non articolati in tanti casi. Potro' almeno darvi spiegazioni piu' dettagliate. Se qualcuno di voi non ha capito qualche passaggio, potra' scrivermi, ma, ripeto, solo qualche passaggio, non tutto l'esercizio, per il quale vi rimando al mio libro.

Alla prossima.

Roberto Francesco da Celano

I tutorial pubblicati fino ad ora riguardano casi che vi sono utili per capire meglio questo esercizio.

Roberto Francesco da Celano
18 febbraio 2002

Questo tutorial è disponibile anche in formato PDF