Scatola NUtDC

 

Registrare numeri di telefono. Prendere appunti.
Controllare i vostri appuntamenti per la giornata.
Sono queste le operazioni che fate più spesso con il vostro Mac?
Allora
Now Up-to-Date&Contact™ della PowerOn può esservi utile!

Il test è stato condotto dal vostro Power Volpino.

 


Scheda del prodotto:

Nome: Now Up-to-Date&Contact 3.9
Prodotto da: PowerOn Software
Sito web: www.poweronsoftware.com
Prezzo: lit. 198000+ IVA (89.95$ - 'download' 39.95)
Configurazione minima:
Mac 68030 o superiori/PowerMac
Almeno 16 Mb di Ram installata
System 7.1 o superiore
5 Mb di spazio sul disco rigido
Lettore CD-ROM
Per potere sfruttare le possibilità di condivisione e consultazione dei servizi attraverso la rete è necessario avere istallato il system 7.5.3 o superiori con Open Transport correttamente configurato ed attivo.

La prova è stata condotta su di un PowerMac G3/300 grigio con 128 Mb di Ram.

'Chi ha tempo non aspetti tempo...'

Nelle nostre giornate, sempre più affollate a caotiche, capita spesso di dovere tenere traccia di una grande varietà di impegni, appuntamenti, telefonate da fare. Fino ad ora ci siamo destreggiati, nel tentativo di non farci sommergere da tutto questo, utilizzando i mezzi più diversi come foglietti appiccicati ovunque, agende piccole e grandi, gli ultimi ritrovati della tecnologia nel campo degli apparecchi elettronici (uno su tutti, l'ottimo Palm della 3COM).
E per il nostro Macintosh? Se escludiamo una pletora di dignitose opere shareware, certo molto ben fatte, ma non paragonabili a prodotti realizzati in campo professionale, non rimaneva che Consultant della Cronos, quale scelta obbligata per le nostre necessità...
Un tempo esisteva un alternativa, un prodotto che a lungo era stato considerato come uno dei programmi più interessanti a disposizione di che aveva scelto Mac come strumento di lavoro.
Era "Up-to-Date" della Now Software; purtroppo il suo sviluppo si è fermato a qualche anno fa ed il programma non è più compatibile con le nuove versioni del nostro sistema operativo...

Questo fino a ieri.
Ora, grazie all'opera della PowerOn Software, la stessa casa che si è occupata di restituire alle Now Utilities una seconda giovinezza, Up-to-Date ritorna, più bello e più forte che prima, sui nostri desktop.
O quasi.

Una volta aperta la confezione scopriamo:
- Il CD d'istallazione che, insieme al programma, contiene pure diverse demo di programmi della stessa PowerOn piuttosto interessanti.
- Un foglio che riporta con chiarezza il nostro 'Serial Number', necessario per sbloccare l'applicazione, che altrimenti verrebbe ad essere istallata in modalità demo per un periodo di 30 giorni.
- Un corposo manuale d'istruzioni, purtroppo in lingua inglese, che si dovrà leggere con una certa attenzione per poter comprendere appieno le capacità ed i pregi dell'applicazione.

'Al lavoro!'

Per dire la verità siamo in presenza di ben 2 applicazioni, ciascuna specializzata in un ben preciso ruolo:
la prima, Now Up-to-Date, un potente Personal Organizer che si prende cura di gestire e conservare i nostri programmi suddivisi nei vari giorni della settimana, ci ricorda gli eventi precedentemente pianificati , mantiene una lista di cose "da fare", con la possibilità di tenere contemporaneamente aggiornati anche tutti i nostri colleghi, sia che ci troviamo in ufficio, in viaggio oppure nella nostra casa.
La seconda, Now Contact, perfettamente integrata con il programma precedente, un Contact Manager, veloce e ricco di elementi pienamente configurabili dall'utente, che da la possibilità di avere accesso immediato a nomi, numeri di telefono ed indirizzi, permettendo di condividere tutte queste informazioni contemporaneamente con altri utenti collegati in rete e di farlo in tempo reale.

Now Up-to-date basa la sua flessibilità sulla gestione di Eventi, i mattoni di base della sua struttura; appuntamenti, ricorrenze, un lavoro in corso possono concorrere a creare i vari elementi che costruiranno il nostro file di calendario e cioè il database entro il quale potremo conservare e gestire i nostri eventi. A questo livello diviene preziosa l'iterazione fra i due programmi: infatti è possibili associare ad uno o più eventi i contatti registrati all'interno do Now Contact.
Up-to-Date permette anche di suddividere i vari eventi a seconda di specifiche categorie così da raggrupparle a seconda dei tipi che li contraddistinguono e migliorarne così la flessibilità di gestione.
Tali categorie possono essere accessibili a tutti attraverso un componente specifico del programma definito 'Pubblic Event server', oppure essere riservate ed accessibili al solo utente che le ha create.

Anche Now Contact basa la sua flessibilità su di una struttura simile, dove le unità di base sono definite Contatti; i contatti possono essere persone oppure aziende o, ancora, entrambi le cose e comprendono tutte le informazioni ad esse correlate.
Ciascun contatto rappresenta una registrazione all'interno del database gestito del programma.

"Now Up-to-Date".

Lavorare con NUtD sembra abbastanza semplice; una volta istallato il pacchetto e riavviato il Mac potrete notare una nuova piccola icona, una campana, in alto a destra, nelle vicinanze del menu "Applicazioni".Da questa postazione poterete lanciare il programma direttamente. Al primo avvio il programma visualizzerà un Calendario vuoto che potremo salvare con il nome più appropriato.

Siamo pronti a costruire la nostra prima agenda degli appuntamenti!

Finestra principale di Now Up-to-Date

Fig. 1 - La finestra principale di Up-to-Date

Quella che vedete è la finestra principale di NUtD, dove potremo visualizzare tutti i nostri eventi (appuntamenti, cose da fare, incontri cui presenziare e così via.); sebbene l'interfaccia grafica non sia completamente aderente al nuovo standard inaugurato dalla Apple con i suoi menù Platinum non lasciatevi trarre in inganno.
Il programma è potente e piuttosto versatile, certo non vi deluderà.
Innanzitutto notate la fila di bottoni sulla parte superiore del calendario. Attraverso la pressione di uno di loro potremo aprire la finestra per la definizione degli eventi collegata al pulsante stesso.
Possiamo creare, in maniera facile ed immediata un appuntamento, definire una particolare azione da ricordare oppure una chiamata telefonica, si possono definire eventi 'Speciali' come feste oppure giorni di ferie in cui si sarà assenti dal proprio ufficio. Il programma prevede anche di definire dei periodi di vacanza che saranno gestiti in maniera diversa rispetto alle normali giornate lavorative.
Insomma, all'apparenza siamo in presenza di una vera e propria agenda altamente configurabile da parte dell'utilizzatore a seconda delle sue necessità e del suo lavoro.

E se un evento viene ad occupare più di un giorno? NUtD permette di definire di 'Banner' che si estendono per più giorni consecutivi, fornendo anche visivamente un immediato feedback a chi consulta la registrazione. Il detto "Una immagine vale più di mille parole" trova conferma nella filosofia di progettazione di questo prodotto.
Possiamo anche appiccicare note, in pieno stile Post-it, magari per rammentarci di un certo fatto di cui siamo arrivati a conoscenza soltanto all'ultimo momento e rendere più potenti le nostre registrazioni.

Possiamo anche abbellire il nostro calendario con disegni esplicativi; il programma fornisce un certo numero di file Bitmap e Pict molto utili per attirare la nostra attenzione su di eventi particolari, per essere sicuri di non dimenticarcene. O soltanto per rendere gradevole il nostro calendario e personalizzarlo secondo i nostri gusti...
Naturalmente uno dei punti di forza del programma è dato dalla possibilità, attraverso le preferenze e non solo, di configurare profondamente il modo in cui dovrà operare, per meglio incontrare le necessità di chi lo utilizza; ben sappiamo che ciascuno di noi ha bisogni ed abitudini diverse e per questo motivo ben apprezzeremo le possibilità di realizzare un'agenda che ci aiuti il più possibile nel semplificare le nostre attività.
Per questo motivo sono state realizzate particolari finestre come il Date/Time Picker che ci permette di configurare con estrema facilità il corretto formato di ora e data per i nostri appuntamenti, oppure le priorità, un sistema di etichettatura ben noto agli utenti Macintosh e qui decisamente semplificato, che ci permette di definire tre gradi di urgenza (Low, Medium ed High) negli eventi che andremo ad inserire nel nostro calendario. Nel programma è stata prevista anche la gestione di eventi ripetitivi attraverso la finestra temporale che rappresenta il nostro calendario, ma non solo! Oltre ad avere a nostra disposizione una serie di periodi di tempo con cui caratterizzare le nostre attività già pronte attraverso il programma, si è pure pensato di definire la possibilità di realizzare e salvare sequenze di eventi sotto la definizione di 'Events Custom' e cioè personalizzabili.
In questo modo la flessibilità del programma viene incontro alle necessità dell'utente più esigente.
E' anche possibile definire una certa interazione con il programma in modo che che questi ci avverta con una certa regolarità dell'avvicinarsi di un dato evento con la visualizzazione di un messaggio di avvertimento definibile dall'utente sia nel contenuto che nella frequenza di visualizzazione.
Inoltre possiamo "collegare" ad un evento un contatto che può essere mostrato a video collegandolo con il messaggio promemoria di cui parlavamo poco fa. In questo caso è possibile utilizzare i contatti che potremo avere salvati all'interno del database di Now Contact, ma NUtD ci permette di svolgere questo compito autonomamente, senza il bisogno di avere lo stesso Now Contact istallato.
Dal momento che la rete sta' entrando prepotentemente all'interno del nostro modo di vivere NUtD permette di collegare dei link (URL) agli eventi che abbiamo registrato. Con un solo clik potremo aprire il nostro browser e puntarlo sul sito associato all' evento.
Infine possiamo collegare degli oggetti a determinati eventi, così da tenere traccia di documenti, lettere, fogli elettronici relazionati con particolari contatti e facilmente visualizzabili con un semplice doppio click anche dall'interno di NUtD.
Un'altra caratteristica del programma è la capacità di modificare il metodo di visualizzazione del calendario; questi può essere gestito configurando la visualizzazione per 'anno', per 'mese' (questi due primi metodi di visualizzazione però penalizzano l'utente con una insufficiente visibilità dei vari contatti; quindi ne si può consigliare l'utilizzo solo in casi eccezionali),


per 'settimana', per giorno ed in un particolare metodo di visualizzazione definito "Multi-Day View", che permette all'utente di avere nella finestra del programma una variante della struttura per 'settimana'.
Naturalmente il passaggio da un metodo di visualizzazione ad un altro è sempre possibile attraverso l'utilizzo di alcuni dei pulsanti che abbiamo visto precedentemente appena sotto la barra del titolo.
Infine è possibile utilizzare un ulteriore metodo di visualizzazione degli eventi definito 'List View' che ci permette di osservare i vari eventi elencati in una colonna di testo ordinata.
Un preciso settaggio dei parametri di questo metodo di visualizzazione ci permetterà di mostrare a video soltanto gli eventi che ci interessano, nei periodi di tempo che richiederemo.
Anche attraverso l'uso delle Categorie ( cioè di gruppi di eventi correlati) e dei Set (gruppi di categorie correlate) potremo filtrare la visualizzazione delle informazioni così da visualizzare e stampare esclusivamente un certo tipo di eventi.
E' sufficiente selezionare la voce 'Categories' dal menù 'Define' per aprire una finestra di lavoro dove raggruppare insieme vari eventi correlati che abbiamo deciso di gestire come unico gruppo omogeneo.
Definendo un nome per queste categorie potremo apportare modifiche a tutti i loro componenti contemporaneamente; per definire un Set la procedura è molto simile, laddove si dovranno sostituire agli Eventi le Categorie da raggruppare.

Infine è possibile stampare i nostri calendari, non soltanto per un loro utilizzo a Mac spento ma anche per poterli utilizzare sotto forma di pagine di agenda cartacee; potremo realizzare la nostra agenda stampandola direttamente nel formato che più ci sembra utile ed adattare le varie pagine al tipo di raccoglitore utilizzato.

"Now Contact"

Anche in questo caso, lavorare con NC non sembra a impensierirci più di tanto; una volta istallato il pacchetto e riavviato il Mac potrete notare una nuova piccola icona, questa volta un telefono, alla destra di quella di NUtD , sempre nelle vicinanze del menu 'Applicazioni'. Da questa postazione possiamo lanciare il secondo programma. Al primo avvio il programma visualizzerà un archivio dei contatti vuoto che potremo salvare con il nome più appropriato.Spetta a noi iniziare a riempirlo...

Finestra principale di Now Contact

Fig. 2 - La finestra principale di Now Contact

Anche Now Contact ci appare come un'applicazione molto affidabile e flessibile. Fondamentale la possibilità di modificare i vari campi della finestra principale del programma a seconda delle varie informazioni che caratterizzano i nostri contatti.
Ben sappiamo quanto sia difficile rendere standard una struttura che raccolga varie informazioni che caratterizzano una certa persona. Alcuni posseggono diversi indirizzi di posta elettronica, altri molti numeri telefonici. Potremmo avere addirittura la necessità di caratterizzare alcune persona con un particolare link alla rete oppure collegando il suo contatto con un determinato numero, più o meno grande, di documenti e file. NC ci permette di fare tutto questo e anche qualcosa di più.

La sua struttura è molto simile a quella di NUtD, una fila di pulsanti che sovrasta alcuni campi dove vengono visualizzate le informazioni che caratterizzano ciascun contatto. La struttura è molto semplice, talvolta spartana, ma vi ripeto, non lasciatevi trarre in inganno dalla semplicità della sua interfaccia.
Il programma è caratterizzato da una funzione di auto completamento chiamata "AutoType" piuttosto utile allorché si debba realizzare un nuovo contatto partendo da uno già esistente. La funzione di ricerca, specialmente in presenza di un grande numero di contatti, sembra piuttosto veloce e funzionale. Inoltre per i frettolosi il programma mette a disposizione una funzione di ricerca semplificata chiamata 'QuickFind'...
Normalmente utilizzeremo il programma attraverso la cosiddetta 'List View', un metodo di visualizzazione che ci permette di avere immediatamente disponibile le informazioni di base per ciascun contatto presente nel database; tali contatti possono essere espansi utilizzando la 'Detail View' per ottenere una più precisa e completa visualizzazione delle informazioni che possiamo avere immagazzinato e che fanno riferimento ad un ben preciso elemento del database.
Entrambi i metodi di visualizzazione sono ampiamente configurabili dall'utente ed anche in questo caso possiamo 'raccogliere' i vari contatti in strutture più complesse, le categorie, così da facilitarne l'utilizzo e la gestione. I contatti non sono elementi chiusi e statici, possono essere esportati ed importati cosa da facilitarne l'interscambio all'interno di un gruppo di lavoro che necessita di utilizzare informazioni in comune e possono essere salvati come file di testo puro. Ancora è possibile stampare i contatti creando automaticamente un insieme di intestazioni per lettere oppure per fax.
Tutte queste possibilità sono applicabili con il semplice utilizzo dei pulsanti presenti sulle finestra dell'interfaccia.

Ci sono ancora moltissime caratteristiche dei due programmi che meriterebbero un cenno e che certamente sarebbe interessante analizzare in modo più approfondito.
Non potendo estendere la mia analisi più a fondo vi voglio soltanto segnalare ancora la possibilità di creare dei gruppi di contatti, all'interno di NC che possono essere posti all'interno di un network e per essere condivisi da tutti gli utenti collegati e dotati dell'applicazione.

Conclusioni.

Se siete arrivati a questo punto, vi confido che la mia analisi non ha che scalfito la superficie delle due applicazioni; per ragioni di spazio e di fruibilità di questa mio test non ho potuto realizzare di più.
Passiamo a valutare il programma, allora...

Perché può interessare:

- Innanzitutto i programmi sembrano stabili e rodati.
Le fondamenta sono quelle di un combo di applicazioni ben scritte e rese velocemente compatibili con le ultime versioni del MacOS dopo un certo tempo di oblio. Non rappresenta certo un demone nella velocità, ne porta in dote nuovissime caratteristiche ma, da quanto possiamo vedere, svolge piuttosto bene il suo compito.
- Viaggia anche su macchine che oggi sono considerate obsolete (68030/MacOS 7.1); se possedete un Mac anzianotto e lo utilizzate per lavori tipici per l'ufficio questo programma ha delle richieste di sistema che non graveranno pesantemente sulla performance della vostra macchina.
- E' molto flessibile e si presta ad essere configurato nel modo più consono alle nostre necessità
- La documentazione fornita è estremamente curata; soltanto quella di Mailsmith (della BareBones SW) dimostra di essere realizzata meglio. Leggere il manuale di istruzioni, decisamente impegnativo per le sue generose dimensioni, non risulta complicato o criptico.
- Ci da la possibilità di condividere le informazioni con altri utenti presenti all'interno di una rete aziendale. Quindi, una volta creati contatti e categorie (solo per fare un esempio) si possono rendere disponibili ai vari componenti all'interno di un gruppo di lavoro.
- Con l'ultima versione disponibile, l'applicazione ci da la possibilità di mantenere sincronizzate le registrazioni tra il nostro Mac e gli archivi sul nostro Palm (ammesso che ne possediamo uno...)

Perché può non interessare:

- Gran parte dell'interfaccia utente risulta estremamente datata; in ben determinate circostanze la sua semplicità ci disarma e stride con il nuovo look Platinum che caratterizza le ultime versioni del MacOS.
Sembra di tornare a lavorare con il vecchio MacOS 7.5.x!
- La concorrenza (Consultant) ha messo a disposizione della propria utenza un'aggiornamento del proprio applicativo che riunisce in un solo programma le capacità di NUtD e di NC, o quasi.
La tentazione di utilizzare questo programma è forte, non fosse per le notevoli richieste di sistema che lo caratterizzano, specialmente nella Ram necessaria...
- Se utiliziamo determinati metodi di visualizzazione in NUtD la gestione dei vari eventi risulta piuttosto difficile. Non risulta disponibile spazio sufficiente per potere rappresentare i vari eventi che sono compresi in un certa data e, per ovviare al problema, questi sono evidenziati nel menù sulla destra, la 'To Do List'

Questa volta la scelta è difficile. Il programma può essere piuttosto utile in determinati casi ed urtare la sensibilità degli utenti in taluni altri.
Potrebbe essere interessante provare il pacchetto e rendersi conto di quanto possa esserci utile o meno.
Cosa ne dite di fare una prova?
Sul sito della PowerOn è disponibile una demo... 8)
Bao.
 

Per Ulteriori Informazioni:
Produttore:
POWERON SOFTWARE Inc.

3270 Head of Pond Road
New Albany, OH 43054 USA
Tel. 800-344-9160; Fax 612-317-0345
Web:
www.poweronsoftware.com

Distributore Italiano:
Active Software

Corso Italia 149 - 34170 Gorizia Italia
Tel. 0481.520343; Fax 0481.520365
Web:
www.active-software.com
Email:
active@active-software.com

 

Ringraziamo L'Ingenier Livio Valdemarin che attraverso la sua Active Software ha permesso la realizzazione della prova. Se volete testare anche voi la bontà di questo programma, non dovete fare altro che cliccare l'immagine qui sopra...


 


- 22/05/00